Cách tạo đội nhóm “như mơ” cho dự án chuyển đổi số

Ông Pete Hanlon là Giám đốc công nghệ (CTO-Chief Technology officer) của Moneypenny. Moneypenny rất thành công trong việc tư vấn chuyển đổi số. Công ty đã xử lý các cuộc gọi điện thoại, nhắn tin trực tiếp (live chat) và thư tín điện tử cho hàng nghìn công ty trên toàn cầu để hỏi về việc xây dựng đội ngũ phục vụ cho công cuộc Chuyển đổi số. Dưới đây là 5 kiểu người mà ông Pete cho rằng nên có trong  nhóm thực hiện sứ mệnh cho dự án Chuyển đổi số.

Chuyển đổi số không chỉ là thực hiện một cuộc đổi mới lớn nhất đối với mỗi doanh nghiệp. Đó là suy nghĩ xem cách bạn sử dụng công nghệ trong tổ chức của mình như nào để thích ứng với bối cảnh kinh doanh luôn luôn thay đổi, nhằm chuyển đổi quy trình, văn hóa và mang lại trải nghiệm tốt hơn tới khách hàng.

Để thành công với việc chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tạo ra môi trường cũng như xây dựng một đội ngũ nhân viên phù hợp. Bất kỳ đội nào cũng phải đảm bảo yếu tố cân bằng: một nhóm các nhà tư tưởng đa dạng đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, nên cần phải bổ trợ cho nhau, cùng tạo ra thứ mạnh mẽ hơn, vượt trội hơn. Họ cần một môi trường làm việc có nền văn hóa mà ở đó họ có thể tự do, thoải mái trao đổi một cách cởi mở, chia sẻ suy nghĩ và cảm thấy an toàn - đó là nền tảng để xây dựng sự thành công trong một đội nhóm.

Trước khi tìm hiểu kỹ về đội nhóm, điều quan trọng bản thân luôn phải ghi nhớ rằng bất kỳ sự chuyển đổi nào cũng cần có một đội ngũ quản trị mạnh mẽ. Điều này cần sự tín nhiệm và trao quyền từ cấp trên vì sự thay đổi này sẽ tác động đến nhiều bên liên quan, hoặc một số bên có thể sẽ không được tham gia. Sự hỗ trợ trực tiếp và có thể nhìn thấy rõ từ Giám đốc điều hành là điều cần thiết, để đảm bảo rằng các mục tiêu dự án phù hợp với chiến lược tổng thể cũng như chiến lược của công ty phù hợp với dự án.

Với những yếu tố đó, đây là năm kiểu người cần thiết cho việc xây dựng một đội ngũ trong mơ nhằm thực hiện việc chuyển đổi số này.

Người “nhìn xa trông rộng” (The Visionary)

Vai trò này cho thấy đây là người có ảnh hưởng trực tiếp tới đường hướng của nhóm dự án. Người có tầm nhìn xa và theo dõi quá trình một cách toàn cảnh, đảm bảo các vấn đề quan trọng trong doanh nghiệp, chẳng hạn như làm các cán bộ cấp cao có liên quan và nhóm điều hành đều hiểu được mục tiêu, tác động trong sự thay đổi và hoàn toàn ủng hộ.

Những người nhìn xa trông rộng là những người xây dựng mối quan hệ và truyền bá văn hóa. Họ sẽ truyền cảm hứng cho những người khác với sự đam mê, nhiệt huyết nhằm thực hiện một tầm nhìn chung, truyền đạt sự thay đổi trong toàn bộ tổ chức và xây dựng quá trình thúc đẩy về chuyển đổi. Người có tầm nhìn xa luôn luôn hướng về phía trước, đổi mới vì tương lai.

Người lập kế hoạch (The planner)

Người lập kế hoạch cần được trao mọi quyền hành từ cấp cao nhất để có thể giành được sự thành công trong công cuộc chuyển đổi và giữ được sự quan tâm của các nhà lãnh đạo cấp cao. Họ hiểu được tầm quan trọng của sự thay đổi và có thể hoạt động nhanh nhẹn trong suốt quá trình đó.

Các nhà lập kế hoạch sẽ tạo ra và điều hành chương trình trong việc thay đổi tổ chức và kỹ thuật, bao gồm cả đào tạo, liên kết cũng như chỉ đạo các bên liên quan của dự án. Họ cũng sẽ ủng hộ và quan tâm tới trải nghiệm của khách hàng nhằm xem lại và tối ưu hóa từng bước kế hoạch chuyển đổi.

Nhà phân tích (The Analyst)

Đây là một nhà tư tưởng theo định hướng quy trình, nhằm hiểu được cách thức hoạt động của doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại và có thể tối ưu hóa cách thức hoạt động của doanh nghiệp tại thời điểm tương lai.

Các nhà phân tích sẽ vạch ra các luồng quy trình, xác định mức tăng trưởng hiệu quả và đảm bảo tầm nhìn trong tương lai không bị ảnh hưởng bởi những cách làm việc cũ. Họ cũng sẽ giúp chứng minh tỷ suất hoàn vốn (ROI- Return on investment) của dự án chuyển đổi, nhằm duy trì nguồn lực của các nhà tài trợ, các cổ đông, người lập ngân sách và chi phí đầu tư cho hành trình chuyển đổi.

“Kiến trúc sư” công nghệ (The Architect)

“Kiến trúc sư” công nghệ là một nhà thiết kế mạng tổng thể và là một chuyên gia kỹ thuật được tin cậy cũng như là được tôn trọng, được giao nhiệm vụ làm việc với các nhà phân tích để hiểu các vấn đề kinh doanh và thiết kế các giải pháp công nghệ mới.

Người thiết kế sẽ kết nối lại các hệ thống và tổ chức lại các quy trình, xác định các khả năng và lỗ hổng hệ thống. Họ đóng vai trò là “cầu nối” giữa các nhà phân tích với nhóm thực hiện.

Người chịu trách nhiệm về sản phẩm (The Product Leader)

Là người thực dụng, có khả năng định hướng từ dữ liệu cho sẵn, có tầm nhìn tuyệt vời và là người chịu trách nhiệm quyết định tính năng nào cần có trong sản phẩm. Họ sẽ làm việc với các bên liên quan sao cho đảm bảo sản phẩm đang được giải quyết đúng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Các “nhà lãnh đạo” chịu trách nhiệm về sản phẩm sẽ hoạt động ở giai đoạn cuối của dự án, họ có thể xác định nhu cầu kinh doanh cụ thể theo tên miền (DSB - Domain-specific business) và tìm ra điều cần thiết trong kinh doanh, sau đó điều hướng các vấn đề sang bộ phận kỹ thuật để sửa đổi hoặc nâng cấp. Họ cung cấp sự cân bằng giữa bên trong và bên ngoài công ty để tạo ra trải nghiệm hiệu quả cho tất cả mọi người sử dụng.

Một khi chúng ta đã xác định được ai phù hợp với vai trò nào trong đội nhóm “trong mơ” này, thì chúng ta đã hoàn thành rất tốt phần lớn chặng đường chuyển đổi số. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều việc để làm, vì bạn vẫn cần thiết lập lại quyền hạn của từng bộ phận, khả năng tương tác linh hoạt của đội nhóm, để mọi người đều hợp tác với nhau hiệu quả nhằm đạt kết quả rõ ràng. Các mục tiêu được đề ra trong đội cần phải phù hợp với chiến lược công ty, để được Giám đốc điều hành ủng hộ và phê duyệt, sau đó họp lại cùng Hội đồng quản trị. Giám đốc cũng cần phải thuyết phục với các cán bộ cấp cao khác trong Hội đồng quản trị nhằm thực hiện công cuộc chuyển đổi thành công.

Để tạo ra đội nhóm “trong mơ” này, hãy tạo ra lộ trình nhiệm vụ (Road Map), để tất cả công việc được hiển thị công khai và theo dõi thuận lợi, cũng như để các bộ phận liên quan có thể đề xuất, phản hồi và học hỏi trong lúc đang tiến hành dự án. Chuyển đổi số là một quá trình liên tục; không giống như các dự án khác, dự án không kết thúc một khi đã được bắt đầu. Do bản chất phát triển liên tục và lâu dài của chuyển đổi số, việc thiết lập các mốc thời gian để xem lại và cải tiến là điều rất quan trọng.

Chuyển đổi số đòi hỏi phải suy nghĩ lại về cách chúng ta làm việc. Đòi hỏi chúng ta phải có tầm nhìn sâu từ đầu đến cuối. Đòi hỏi kỹ năng của những người xuất sắc trong đội nhóm. Giao tiếp là yếu tố then chốt để việc chuyển đổi thành công, nhưng môi trường thích hợp để đội nhóm phát triển chắc chắn phải có. Phải có văn hóa làm việc nhóm giữa các bộ phận, liên chức năng trong đội nhóm, tin tưởng lẫn nhau và lấy khách hàng làm trung tâm. Nếu không có điều này, sự chuyển đổi sẽ bị hạn chế.

Chuyển đổi số là một quá trình khó khăn, nhưng rất đáng để nỗ lực. Làm điều đó đúng cách, với đúng người và chúng ta đang xây dựng một nền văn hóa nhanh nhạy sẵn sàng cho sự phát triển bền vững, thành công và tương lai của doanh nghiệp.